UTFORDRINGER OG MULIGHETER FOR KLUBBENE I DISTRIKT 2310 – ET INNSPILL TIL DISKUSJON 

Innledning

Distrikt 2310 har i dag 52 klubber med 1992 medlemmer. På de siste 6 årene har antallet medlemmer sunket fra 2348 medlemmer. Det er rundt 15 prosent av medlemsmassen. I tillegg er gjennomsnittsalderen i klubbene høy og ikke overraskende, økende. Det er derfor betimelig å stille spørsmål om hva som forårsaker dette, og hvorfor vi ikke evner å rekruttere nye og yngre medlemmer slik at nedgangen kan bremses, og at vi på sikt evner å øke medlemsmassen.

Denne tilstanden innbyr i prinsippet ikke til at vi rekrutterer yngre yrkesutøvere med mindre klubbene viser at de er både dynamiske og handlekraftige - og at de gjennom gode programmer som innbefatter aktivitet gjennom prosjekter og aktiviteter som kan tiltrekke seg nye og yngre medlemmer.

Bakgrunn for innspillet

Jeg har vært medlem i Lier Øst Rotary Club (RK) i mindre enn tre år. Jeg nyter imidlertid det privilegium at jeg er medlem i en klubb som har et positivt og aktivt miljø, og som har medlemmer med mye yrkeserfaring fra det private og offentlige. Klubben har også medlemmer som har hatt sentrale verv i distriktet. I tillegg har jeg deltatt på Rotary Leadership Institute (RLI). Jeg har deltatt på 2 PETS (president elect training seminarer), jeg har deltatt på 3 distriktskonferanser, The Rotary Foundation (TRF) sertifisering, og webinarer (opplæring via nett) i bruk av Rotary Club Central (RCC) og Medlemsnett.

Hvorfor nevner jeg dette?

Jo, det er mye å lære om Rotary på relativt kort tid ved å engasjere seg i aktivitetene som beskrevet over. Det er mye å hente gjennom foredrag, men det er de gode diskusjonene med medlemmer i andre klubber som gir en betydelig innsikt i både muligheter og utfordringer. Det er essensielt at deltakerne får mulighet til å dele informasjon og erfaring (kompetanseoverføring) fra disse aktivitetene med de andre medlemmene i klubben.

Det skal også nevnes at jeg har hentet informasjon fra Distriktsrådet 16 okt. På dette møtet ble det utarbeidet en kvartalsrapport (juli/august/september 2019) fra AGene og komité-lederne i distriktet som ble presentert for Guvernøren. Mye av utfordringene som preger distriktet er hentet fra rapportene og diskusjonen i rådet.

Hvordan få kunnskap om Rotary

Vi ser at de utfordringene og problemene klubbene har er ganske like, men det er en stor variasjon i hvordan klubbene evner å fornye seg. Fornying og utvikling er essensielt for å kunne rekruttere nye medlemmer.

RLI er en unik anledning for alle til å lære mer om Rotary gjennom «case studies» og diskusjoner. Det å kunne komme sammen med andre rotarianere både fra vårt eget distrikt og nabodistriktet (D2260 - Østfold, og deler av Akershus) å utveksle informasjon og erfaring har vært svært berikende. Dette kurset holdes over tre lørdager, men det koster lite og de fleste klubbene burde ha råd til det. Det er en mulighet at distriktet kan bruke penger fra overskuddet til støtte av opplæring. Klubbene sliter med å få medlemmene til å delta på RLI da det tross alt «ødelegger» tre weekender. Distriktet vurderer om det er mulig å arrangere et komprimert RLI over en weekend (fredag ettermiddag til søndag kveld). Dette vil medføre økte kostnader til kost/losji, og det må vurderes om distriktet kan bidra med økonomisk støtte  

Videre er det viktig å aktivt følge med på nettsider og sosiale medier fra distriktet, Rotary Norge og Rotary International.

Dessuten kan det å delta på PETS og Distriktskonferansen bidra til både et utvidet nettverk og til ny kunnskap for den enkelte.

Gjennom deltakelse på de over nevnte aktivitetene har jeg notert meg en del utsagn, som;

-       Rotary har blitt for komplisert

-       Det krever mye arbeid å påta seg verv

-       Det er vanskelig å engasjere medlemmene i prosjekter og aktiviteter

-       Det blir for mye «koseklubb» med gode foredrag, kaffe og lefser

-       Vi evner ikke å profilere oss i lokalsamfunnet

-       Vi er ikke enige om veien fremover

-       Vi blir mer og mer en veldedig organisasjon, og mindre og mindre et yrkesnettverk.

Her fremsetter jeg ut en påstand:

Generelt sett har klubbene en ustrukturert tilnærming til planlegging. Det planlegges fra år til år, planleggingen kommer i gang for sent, og det er bemerkelsesverdig lite organisert kompetanseoverføring spesielt mellom avtroppende og påtroppende styre, og presidenter/sekretærer spesielt.

Klubbene må i større grad evne til å sette seg langsiktige mål.

-       Hvor er klubben om 3-5 år?

-       Hvilken visjon har vi for klubben?

-       Skal klubbene være dynamiske og handlekraftige og evne til å utvikle og fornye seg slik at klubben blir attraktiv for potensielt nye medlemmer?

-       Eller skal klubben fortsette i sitt trauste og komfortable spor?

Gjennom planlegging og langsiktighet har klubben gode muligheter til å utvikle seg, og den kan bruke dette som grunnlag for å sette opp realistiske og målbare målsettinger med konkrete strategier for måloppnåelse. Det betyr imidlertid at alle må arbeide sammen for å nå målene slik at det ikke bare er enkeltpersoner og/eller styret i klubbene som arbeider med dette. Klubben må forankre sin visjon.

Dessverre er mange klubber preget av lite tilsig at nye yrkesaktive medlemmer i en klubb med høy og økende gjennomsnittsalder med få eller ingen aktiviteter bortsett fra medlems-møtene. I distriktet vårt er det altfor mange klubber som sliter med denne utfordringen, og det er ingen hemmelighet lenger at flere klubber står i fare for avvikling.

Noen klubber samtaler faktisk om nedlegging eller en sammenslåing, det er i seg selv en utfordring.

Club Visioning

I Rotary har man utviklet et verktøy som kalles Club Visioning. Det er gjennomført flere piloter i bruk av dette verktøyet i våre nabodistrikter, og også nylig ble det gjennomført en pilot i Bekkestua Rotaryklubb.

Club Visioning er et verktøy som kan brukes for å assistere klubbene i strukturert plan-legging. Gjennom en styrt og regissert idémyldring blir klubbens medlemmer enige om veien fremover for klubben.

Det skal bli spennende å hvordan dette kan utvikles og benyttes, men tilbudet er der.

Min påstand er at distriktet gjennom aktiviteter som RLI, PETS, DK og CV tilbyr et meget godt tilbud for kompetanseheving og utvikling til klubbene, men det forutsettes at klubbene deltar med medlemmer i de riktige målgruppene, og at lærdommen/ kunnskapen deles med samtlige av klubbens medlemmer. Dette kan vi også bli bedre på.

Guvernøren og hans stab arbeider målrettet for å assistere klubbene i å utvikle seg. Vi er overbeviste om at en strukturert og langsiktig planlegging knyttet til klubbenes mål og strategier må til for å utvikle klubben i en ny og positiv retning. Dette er intensjonen som følges opp av nåværende og de kommende guvernørene slik at man kan ha forutsigbare rammer.

Yrkesnettverket

Rotary har vært, og er fortsatt, et yrkesnettverk. Det er selve grunnmuren i vår organisasjon. Vi er ikke en humanitær organisasjon i konkurranse med andre humanitære organisasjoner. Vår organisasjon er basert på frivillighet gjennom den grunnideen at ledere, gamle som unge, kommer sammen for å utveksle ideer gjennom kompetanse slik at andre potensielle medlemmer ser en fordel i å være medlemmer i Rotary og bidra til «doing good in the world».

Samfunnet er i konstant endring, og vi ser mange initiativer og endringer som det grønne skiftet, digitalisering, robotisering, og det som i dag omtales som grundere popper opp overalt. Rundt 80 % av nye initiativer forsvinner dessverre i løpet av noen få år. Hvorfor?

Jo, forskning viser at det er manglende langsiktig planlegging som er problemet. Urealistisk visjon, strategi og mål er som oftest det som tar knekken på nye bedrifter. Her kan eks. erfarne rotarianere bidra med sin kompetanse og sitt nettverk for å assistere grundere. Men, da må vi få tak i dem. Vi må orientere oss om hva som skjer i yrkeslivet, noe som i altfor liten grad gjøres i dag.

Det finnes heldigvis initiativer som forsøker å ta tak i dette. Eiksmarka Rotaryklubb har igangsatt et initiativ som kalles Yrkesforum. Dette initiativet er en positiv tilnærming til det å lære om samfunnets utvikling, og å profilere seg i lokalsamfunnet.

Målgruppe nye medlemmer

Målgruppen for nye medlemmer i Rotary er yrkesaktive menn og kvinner, primært i 40 og 50 årsalderen, men i dagens samfunn må vi alle jobbe lengre, så yrkesaktive i alderen 40 – 60 år bør også være attraktive.

Det pågår en diskusjon om vi skal profilere klubbene som samfunnsengasjerte og mot andre målgrupper slik at klubben speiler sammensetningen i lokalsamfunnet. Målgrupper her kan være, innflyttere til kommunen eller distriktet, slik at fokuset i tillegg til å være et yrkesnettverk også blir på et sosialt nettverk. Dette er en interessant diskusjon;

-       Hva blir viktigst – kvantitet eller kvalitet?

-       Kvalifiserer da klubben som en Rotary klubb iht kompliserte lover og vedtekter, eller må/kan man myke opp regelverket?

Fremmøte

Det kan også konkluderes med at mange klubber sliter med fremmøte på medlemsmøtene. Dette kan ha mange årsaker, men høy alder, skrantende helse, få aktive prosjekter og aktiviteter, samt for mange eller uinspirerende foredrag, og uenighet om klubbens fremtid mellom de yngre og de eldre i klubbene.

Jeg kommer her med noen elementer til diskusjonen:

-       Klubber som har «lunsjmøter» sliter med at de yrkesaktive ikke klarer å komme på møtene. Det kan skyldes at en yrkesaktiv kan bruke opp mot 2 timer for å kunne delta på et møte som varer kun en time. I tillegg til møtetiden må det legges inn tid for å komme seg til møtet og tid for å komme seg tilbake på jobb. Kan et «frokostmøte» være et bedre alternativ for de som er yrkesaktive.

-       Den tradisjonelle arbeidsuken mandag til fredag synes i noen grad til å bli erstattet av arbeidsuke mandag til torsdag. Det er mange årsaker til dette som jeg ikke vil diskutere men snarere konkludere med at dette er et momentet som diskuteres. Dette er noe klubbene som tradisjonelt har hatt medlemsmøte på torsdag kveld erfart. Medlemmene tar langhelg og reiser bort; til hytte på fjellet eller ved sjøen, eller en eller annen plass.

-       Klubber med høy gjennomsnittsalder vurderer nå å ha møtes annen hver uke og heller utvide møtetiden til 2 timer for om mulig å øke fremmøtet.

-       Det er mange muligheter. Det blir opp til klubbene å vurdere hvilken løsning som er best, men ta diskusjonen nå mens det er tid.

Behov for kompetanse utvikling

Mange presidenter klager over at vervet krever en stor arbeidsinnsats. Jeg har antydet at mangel på strukturert planlegging, manglende opplæring og kompetanseheving innad i klubben har en negativ innvirkning på hvordan klubben opererer.

Når planleggingen kommer for sent i gang havner man i en negativ spiral. Presidentene evner ikke å engasjere komitélederne og enkeltpersoner, og ofte blir det president og sekretær som ender opp med å gjøre alt arbeidet selv. En annet element er at når enkeltpersoner påtar seg mye og ikke inkluderer andre i arbeidet så bidrar ikke det til økt interesse fra medlemmene. Denne utviklingen i mange klubber fanges opp av medlemmene og det kan derfor oppstå problemer med rekruttering til de forskjellige vervene fordi arbeids-mengden på enkelte verv er stor. Kanskje kan arbeidsoppgaver fordeles på flere, slik at mange gjør mindre i stedet for at få gjør mye kan bidra til økt aktivitet og interesse?

Presidentene må derfor i større grad opptre som ledere og ikke som administratorer. Distriktet er klar over problemstillingen, og det kan være at dette blir et tema på. PETS med fokus på ledelse og prinsipper for ledelse som en integrert del av strukturert planlegging.

Oppsummert

Rotary står overfor mange utfordringer i fremtiden. I denne artikkelen har jeg berørt noen av disse uten å gå for mye i detalj – men jeg håper at dette kan være et innspill som kan motivere og inspirere klubbene til å ta initiativ til konkrete og målrettede diskusjoner om sin klubbs fremtid før det er for sent.

Kontakt gjerne andre klubber og diskuter prosjektsamarbeid.

Det er hjelp å få. Delta på aktiviteter i egen klubb og distriktet (RLI. PETS, DK, webinarer, følg med på det som skjer i distriktet via nettsider og sosiale medier, og spør din AG/distriktet om råd og assistanse. Vi Rotarianere hjelper hverandre.